V manjših podjetjih z sistematizacijo običajno ni težav. Vsi se poznajo. Vsi delajo vse. Tudi če je podjetje družinsko, sistematizacija delovnih mest ni nekaj pomembnega. Dela se tako, kot bo rekel šef. Vseeno je obvezna, če zaposlimo več kot deset oseb. Bolj se sistematizacija delovnih mest izkaže v podjetjih z nekaj sto zaposlenimi.

Tu bo vodja težko vedel za točno delo vsakega posameznika. Ko bo zaposleni zbolel, bo potrebno najti zanj zamenjavo. To bo težko brez dobre evidence.

Kadar gre nekaj narobe, je težko ugotoviti, kdo je kriv za napako. Zaposleni se lahko izgovarjajo en na drugega. Če gre za večjo poslovno škodo, se bomo potrudili najdi krivca. Če je izdelana pravilna sistematizacija delovnih mest, so področja dela jasna. Vemo kdo je za kaj odgovoren. Vemo kdo komu daje navodila. In vemo, kdo je odgovoren za pravilen potek določenega procesa v podjetju.

O obliki sistematizacije odloča direktor v podjetju. Običajna sistematizacija delovnih mest je razporeditev ljudi v oddelke. Ti imajo vodje. Vodje imajo običajno višjo izobrazbo. Ljudi motivira, če poznajo strukturo oddelkov. Vidijo, da lahko morda tudi sami napredujejo više po hierarhični lestvici. Z višjo izobrazbo naj bi se nam odprle možnosti napredovanja. Napredujemo lahko tudi po plačilnih razredih.

V manjših podjetjih se pogosto zgodi, da je sistematizacija delovnih mest bolj kreativna. Tako bo v startupu vsak od štirih zaposlenih direktor delil vizitke z nazivom direktor Direktor prodaje, direktor marketinga in vodja komuniciranja z javnostjo. S tem ni prav nič narobe. Vsak teh vodij mora poznati področje svojega dela. V prihodnosti pa morda dobi še koga, ki ga bo vodil.